برگزاری رویداد هایی مانند کنسرت
همه افراد نیاز به داشتن آگاهی و اطلاعات در خصوص برگزاری رویداد ها و کنسرت ها ندارند. اما اگر شما جزو مشاغل ای هستید که با شرکت های بزرگ همکاری دارند لازم است اطلاعات و اصول اساسی را درباره برگزاری رویداد هایی مثل کنسرت ها، ورکشاپ ها، سمینارها و غیر داشته باشید. این اطلاعات را به خاطر بسپارید تا در صورت لزوم از آنها استفاده کنید. برای این که درباره برگزاری رویداد هایی نظیر کنسرت ها و... اطلاعات کسب کنید لازم است ابتدا اطلاعاتی درباره اینکه اصلا این رویدادها به چه مراسمی اطلاق می شود داشته باشید.
زمان شما برای ما ارزشمند است! اگر فرصت مطالعه متن را ندارید، هم اکنون کارشناسان ما آماده ارائه مشاوره رایگان به شما هستند
باید بدانید که رویداد ها مراسمی هستند شامل جلسات بین مدیران یک شرکت، جلسات بین مدیران چند شرکت مرتبط که با هم همکاری دارند، یا جلسه ای بین مدیران و مشتریان خاص، همینطور سمینار های علمی و پژوهشی، ورکشاپ های تخصصی، کنسرت های موسیقی و غیره باشند. نکته اساسی در این خصوص این است که فضای تقریبا همه این رویدادها رسمی است و شامل سخنرانی یا بحث و تبادل نظر بین افراد است. در حقیقت همین فضای رسمی است و مبتنی بر سخنرانی افراد است که رویداد ها را تبدیل به نوع خاصی از مراسم کرده است. البته هر یک از انواع مختلف رویدادها برای برگزاری شرایط ویژه و نکات خاصی دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
دسته بندی انواع رویدادها
برنامه ریزی برای اجرای هر رویداد با رویداد دیگر تفاوت‌هایی دارد. اگر شما تمایل دارید همه رویدادها را با موفقیت برگزار کنید و به اهدافی که از برگزاری رویداد دارید برسید لازم است بدانید رویداد ها شامل چه انواعی هستند. همینطور دانستن تفاوت های انواع مختلف رویداد ها می تواند برای تان کمک کننده باشد. در این قسمت قصد داریم شما را با انواع رویدادها و و تفاوت های آنها با هم آشنا کنیم. بنابراین پیشنهاد می کنیم در ادامه با ما همراه باشید.
اولین رویدادی که لازم است با آن آشنا شوید کنفرانس است. کنفرانس ها جلساتی هستند که افراد زیادی در یک سالن گرد هم می آیند. این افراد عموما ویژگی ها و خواسته های مشترکی دارند. به عنوان مثال همگی قصد بررسی یک رویداد سیاسی را دارند.
دسته بعدی سمینار ها هستند. سمینار ها عموما با موضوعات آموزشی برگزار می شوند. همینطور عمدتا سمینار ها را عموما دانشجویانی برگزار می کنند که زیر نظر یک یا چند استاد آموزش دیده و در موضوع علمی خاصی تحقیقاتی صورت داده اند. با این کار امکان انتقال اطلاعاتی که آن ها طی چند ماه مطالعه و تحقیق کسب کرده اند به سایر دانشجویان و محققین فراهم می شود.
در اینجا لازم است با نوع دیگری از رویدادها که برای بزرگداشت یک شخصیت برگزار می شود آشنا شوید. این نوع از رویداد ها برای تکریم یا زنده نگه داشتن یاد و خاطرات یک شخصیت بزرگ برگزار می شود و با برگزاری رویداد های دیگر مقداری متفاوت است.
رویداد دیگری که احتمال دارد به آشنایی با آن نیاز پیدا کنید ورکشاپ های تخصصی است. در فارسی به این رویداد ها کارگاه های آموزشی هم گفته می شود. ورکشاپ ها رویدادهای مبتنی بر یادگیری یک مهارت تخصصی هستند. در این رویداد ها یک فرد متخصص اطلاعات مربوط به یک مهارت را به دیگران منتقل می کند.
یکی دیگر از انواع رویدادها کنگره ها هستند. کنگره به گردهمایی چندین نفر متخصص که قصد بحث و تبادل اطلاعات با یکدیگر را داشته باشند گفته می شود. کنگره می تواند کنگره علمی، سیاسی، هنری یا در هر موضوع دیگری داشته باشد.
رویداد ها می تواننند در مقایس های کوچکتری نظیر میتینگ بین مدیران یک شرکت هم باشند.
نوع دیگری که میخواهیم بررسی کنیم جشنواره ها هستند. جشنواره‌ها و عموماً به عنوان یادبود اتفاقاتی و دستاوردهایی که سال‌های گذشته اتفاق افتاده است و برای بزرگداشت آن دستاوردها برگزار می‌شوند.
و در نهایت آخرین دسته کنسرت موسیقی است. این دسته تفاوت های عمده ای با گروه های قبلی دارد که در ادامه بیان می کنیم.
نکات مهم قبل، هنگام و بعد از رویدادها
میدانید این که چه نکاتی را برای برگزاری رویداد در نظر بگیرید ارتباط بسیار تنگاتنگ و مستقیمی با رویدادی که قصد برگزاری آن را دارید خواهد داشت. به این معنی که نکات حائز اهمیت در برگزاری کنسرت در برگزاری یک میتینگ یا رویدادی برای معرفی محصول بی ربط بوده و ارتباطی به هم ندارند. اما نکات کلیدی وجود دارد که برای برگزاری هر رویداد موفقی ضروری است.
در نظر داشته باشید اگر برای برگزاری رویدادها به مشاوره نیاز دارید می توانید از ما مشاوره رایگان دریافت کنید.
دانستن این نکته مهم است که آنچه برای برگزاری رویداد باید انجام دهید شامل سه بخش است. کارهایی که قبل از رویداد باید انجام دهید.کارهایی که انجام آن ها در روز رویداد ضروری است و کارهایی که پس از رویداد انجام می شود.
بخش اول کارهایی است که قبل از برگزاری رویداد باید انجام دهید. در وهله اول نوع میهمانان تان را نظر بگیرید. رویداد شما ممکن است عمومی باشد و افراد با خواست خود در آن شرکت کنند و یا اینکه دارای میهمانان ویژه باشد. همینطور ممکن است برای شرکت در رویداد شما نیاز به ثبت نام از قبل باشد. یا حتی نیاز به پرداخت هزینه برای شرکت در رویداد شما باشد.
نکته بعدی حائز اهمیت این است که شما باید زمان مناسب و سالن مناسبی را برای برگزاری رویداد تان در نظر بگیرید. این سالن باید با رویدادی که برگزار می‌کنیم کاملاً متناسب باشد.
در مرحله بعد لازم است افراد و مخاطبین رویداد تان را از برگزاری رویداد مطلع کنید. این اطلاع میتواند از طریق متفاوتی صورت گیرد. میتواند از طریق ارسال ایمیل باشد یا ساخت یک تیزر تلویزیونی و غیره...
توجه کنید اگر برای شرکت در رویداد نیاز به ثبت نام هست باید لینک ثبت‌نام را در اولین فرصت در اختیار مخاطبین تان قرار دهید.
اگر هم مهمانان ویژه‌ای خواهید داشت لازم است دعوتنامه را به سرعت برای آنها ارسال کنید همینطور فراموش نکنید که لازم است در فرصت مناسبی قبل از برگزاری رویداد به میهمانان تان یادآوری کنید که در چه تاریخ و چه ساعتی قرار است به رویداد شما بیایند. همچنین سعی کنید شب قبل از رویداد مجددا ایمیل دیگری ارسال کنید تا مانع از فراموشی شوید
کارهای مهم در روز برگزار رویداد
در روز مراسم لازم است برنامه ریزی مشخص و دقیقی داشته باشید. سخنرانی که انتخاب کرده اید باید متناسب با موضوع و هدف از برگزاری رویداد دارید باشد. همینطور لازم است سخنرانان با ترتیب و منظم اقدام به سخنرانی کنند. به علاوه باید برای حوادث ناگهانی که امکان دارد اتفاق بیفتد پیش بینی کنید و تدابیر لازم را اتخاذ کنید.
مرحله آخر کار شما زمانی است که رویداد به پایان رسیده است. در این زمان شما باید متن سخنرانی ها ویدئوهایی از رویداد و متن تشکر از سخنرانان و میهمانان ویژه رویداد را منتشر کنید.
با در نظر داشتن این نکات شما میتوانید مطمئن باشید در برگزاری رویداد خود موفق عمل کرده اید.
نکات مهم در برگزاری کنسرت
اگر یادتان باشد پیشتر در همین مقاله گفتیم نکاتی که برای برگزاری یک کنسرت باید در نظر گرفته شود با برگزاری رویداد های دیگر اندکی متفاوت هستند. در این بخش قصد داریم هر آنچه را که برای برگزاری یک کنسرت خوب و موفق و مورد رضایت مخاطبین لازم است مد نظر قرار دهید برای شما بازگو کنیم.
اولین نکته ای که باید در نظر داشته باشید این است که گام اول برای برگزاری کنسرت دریافت مجوز های مربوطه است. یعنی شما باید مجوز اماکن و مجوز سالن سالنی که قصد اجرای کنسرت در آن را دارید دریافت کنید. پس در ابتدا به فکر گرفتن این مجوزها باشد.
مرحله انتخاب سالن و زمان برگزاری کنسرت مهمترین مرحله است.
سالنی که کنسرت در آن برگزار می شود باید در محل مناسبی واقع شده باشد تا برای تردد شرکت‌کنندگان مناسب باشد. همچنین باید فضای مناسبی داشته باشد و با تعداد افرادی که برای لذت بردن از موسیقی مورد علاقه شان به سالن کنسرت آمده اند متناسب باشد.
همچنین باید زمان مناسبی را برای اجرای کنسرت در نظر بگیرید. زمانی برای اجرای کنسرت مناسب است که افراد زیادی در آن زمان بتوانند در کنسرت شما شرکت کنند.
یک نکته دیگر این است که رنج قیمتی مناسبی برای کنسرت در نظر بگیرید. اگر شما بخش‌هایی از سالن را با قیمتی مناسب تر به فروش برسانید مطمئناً تعداد زیادی از افراد را به شرکت در کنسرت ترغیب می کنید. از این طریق میتوانید کنسرت موفق و سودآوری داشته باشد.
به خاطر داشته باشید سیستم صوتی در اجرای کنسرت حرف اول را می زند. بنابراین سالنی انتخاب کنید که از سیستم صوتی خوبی برخوردار باشد تا کیفیت کنسرت شما را خراب نکند.
نکات مهم در برگزاری معرفی محصول
همانطور که میدانید بخش عظیمی از رویدادهایی که برگزار می‌شود مربوط به معرفی محصولات جدید کمپانی ها است. این گروه از رویدادها هم نیاز به رعایت نکات مربوط به خودشان را دارند. در این قسمت به شما نکاتی را می گوییم که میتوانید در رویدادهای معرفی محصولات تان از این نکات استفاده کنید و مشتریان را نسبت به محصولات تولیدی کمپانی تان علاقه مند کنید.
اولین نکته این است که از دیدگاه مشتری به محصولی که تولید کرده اید نگاه کنید و ببینید چه نکته جالبی در محصولات آن وجود دارد که مشتریان را به خود جذب می‌کند در رویداد معرفی محصول حتماً این ویژگی ها را بیان کنید.
نکته بعد این است که قبل از رویداد سعی کنید اطلاعات محدود و کلیدی از محصولی که تولید کرده اید بیان کنید تا مصرف کنندگان در مورد کالای تولیدی شما دچار هیجان شوند. با این کار آنها دوست دارند هرچه سریعتر از اطلاعات تکمیلی با خبر شوند. یک نکته جذاب دیگر هم اینکه در هنگام معرفی محصول ارتباط نزدیک برقرار کردن با شرکت کنندگان ارتباط نزدیک و صمیمانه برقرار کنید تا با شما احساس راحتی کنند.
نکات مهم در برگزاری ورکشاپ و سمینار
در اینجا به سراغ دو مورد از رویدادهایی میرویم که به احتمال زیاد با آنها روبرو می شوید سمینارها و ورکشاپ ها. در قسمت های قبل توضیح دادیم که سمینار و ورکشاپ ها چه نوع رویدادهایی هستند. در اینجا می خواهیم نکاتی را که برای اجرای این رویدادها به آن نیاز دارید به شما بگویم.
بگذارید اول به سراغ برگزاری ورکشاپ برویم و اطلاعات لازم را به شما بدهیم.
مرحله اول این است که ورکشاپ تان را در فضای مجازی و حقیقی برای مخاطبینی که احتمالاً به آن علاقه‌مند باشند تبلیغ کنید. چرا که این تبلیغ باعث می‌شود افراد تمایل به شرکت در ورکشاپ شما پیدا کنند.
نکته بعدی این است که تعداد افرادی را که ورکشاپ ثبت نام کرده‌اند در نظر بگیرید. سپس با توجه به اینکه قصد آموزش چه مهارتی را دارید محل مناسبی را متناسب با تعداد افراد شرکت کننده انتخاب کنید. سعی کنید محلی که در نظر میگیرید طوری باشد که همه بتوانند به خوبی از توضیحات شما استفاده کنند.
نکته بعدی این است که زمان مناسبی را برای برگزاری ورکشاپ در نظر بگیرید. در ورکشاپ ها چون جنبه های یادگیری اهمیت دارد زمانی که انتخاب می‌شود باید برای یادگیری مناسب باشد. بهترین زمانی که می توانید ورکشاپ را برگزار کنیم صبح است. اما اگر امکان برگزاری در ساعات صبح را ندارید برای ورکشاپ بعد از ظهر ساعت های انتهایی عصر را در نظر نگیرید.
آخرین نکته این است که هنگام برگزاری ارتباط صمیمانه ای با شرکت‌کنندگان برقرار کنید و از آنان اطلاعاتی مربوط به میزان علاقه به مهارت و یا پیش زمینه که در آن زمینه دارند را سوال کنید. سپس با در نظر گرفتن شرایط نحوه آموزش و توضیحات تان در نظر بگیرید.
حالا به سراغ نکات کلیدی در برگزاری سمینار و همایش میرویم. همایش ها و سمینارها ممکن است چندین شرکت کننده و سخنران داشته باشند. توجه کنید که لازم است نظم و ترتیب رعایت شود و با برنامه ریزی هر سخنران در زمان مخصوص به خود به جایگاه بیاید. همینطور لازم است محل مناسبی برای اساتید در نظر گرفته شود و تعداد افراد شرکت کننده متناسب با فضای سالن باشد. همچنین اختصاص زمانی برای سخنرانی دبیر همایش هم ضروری است.
